Angajarea unui muncitor străin nu se încheie odată cu semnarea contractului și obținerea documentelor necesare. Pentru angajator, una dintre cele mai importante etape apare chiar înainte de expirarea contractului: decizia privind continuarea colaborării.
Contractul va fi prelungit? Angajatul dorește să lucreze pentru o altă companie? Trebuie să părăsească România? Dar ce se întâmplă cu permisul său de ședere?
Aceste întrebări trebuie analizate din timp. O decizie luată în ultima săptămână poate produce întârzieri, perioade în care angajatul nu mai poate lucra legal și costuri suplimentare pentru companie.
În contextul noilor reguli introduse prin OUG 32/2026, gestionarea corectă a raportului de muncă și a documentelor lucrătorilor străini devine și mai importantă pentru angajatori.
Contractul de muncă și permisul de ședere nu sunt același lucru
Una dintre cele mai frecvente confuzii este aceea că expirarea contractului individual de muncă înseamnă automat și expirarea dreptului de ședere.
În realitate, sunt două elemente diferite:
- contractul individual de muncă stabilește relația dintre angajator și salariat;
- permisul de ședere atestă dreptul cetățeanului străin de a rămâne legal în România.
Cele două sunt însă strâns legate atunci când dreptul de ședere a fost acordat în scop de muncă. Încetarea contractului poate influența situația juridică a angajatului, chiar dacă data înscrisă pe permisul de ședere nu a fost încă depășită.
De aceea, departamentul de resurse umane nu ar trebui să urmărească doar data expirării contractului, ci și valabilitatea permisului de ședere, a pașaportului și a celorlalte documente relevante.
Varianta 1: angajatorul dorește prelungirea colaborării
Atunci când ambele părți sunt mulțumite, continuarea colaborării este, în general, cea mai simplă variantă. Totuși, prelungirea nu trebuie lăsată pentru ultima zi de contract.
În primul rând, angajatorul trebuie să stabilească dacă raportul de muncă poate continua în baza documentelor existente sau dacă este necesară actualizarea acestora.
Trebuie verificate cel puțin:
- data la care expiră contractul individual de muncă;
- data expirării permisului de ședere;
- valabilitatea pașaportului;
- funcția și codul COR pentru care lucrează persoana;
- salariul și condițiile prevăzute în contract;
- eventualele modificări legislative intervenite de la angajare.
Dacă este necesară și prelungirea dreptului de ședere, procedura trebuie începută înainte de expirarea documentului actual. Inspectoratul General pentru Imigrări recomandă depunerea documentelor pentru permisul de ședere cu cel puțin 30 de zile înainte de expirarea dreptului de ședere.
Din punct de vedere practic, este indicat ca angajatorul să înceapă verificările cu aproximativ 60-90 de zile înainte de prima dată de expirare identificată.
Această marjă oferă timp pentru completarea documentelor, corectarea eventualelor neconcordanțe și obținerea informațiilor necesare de la autorități.
Ce trebuie evitat
O greșeală frecventă este prelungirea contractului fără verificarea permisului de ședere. Existența unui contract valabil nu acoperă automat lipsa unui drept legal de ședere și de muncă.
La fel de riscantă este situația inversă: permisul de ședere pare valabil, dar contractul în baza căruia persoana lucrează a încetat.
Angajatorul trebuie să verifice permanent dacă toate condițiile sunt îndeplinite simultan.
Varianta 2: contractul încetează, iar muncitorul străin schimbă angajatorul
Un muncitor străin poate dori să rămână în România, dar să lucreze pentru o altă companie. Schimbarea angajatorului este posibilă, însă nu trebuie tratată ca o simplă mutare de la un loc de muncă la altul.
Noul angajator trebuie să parcurgă procedurile aplicabile situației respective, iar lucrătorul trebuie să își reglementeze dreptul de muncă și de ședere în raport cu noul contract.
OUG 32/2026 prevede posibilitatea solicitării prelungirii dreptului de ședere temporară în scop de muncă și în cazul schimbării angajatorului, fără obligativitatea obținerii unei noi vize de lungă ședere pentru angajare. Procedura și documentele necesare trebuie însă respectate înainte ca persoana să înceapă activitatea pentru noul angajator.
Cu alte cuvinte, faptul că muncitorul se află deja în România nu înseamnă că poate începe imediat lucrul în orice companie.
Noul angajator trebuie să verifice:
- situația actuală a permisului de ședere;
- data încetării vechiului contract;
- condițiile aplicabile schimbării angajatorului;
- documentele necesare pentru noul raport de muncă;
- momentul de la care activitatea poate începe legal.
Pentru fostul angajator, încetarea raportului de muncă atrage, la rândul său, obligații de notificare.
Conform cadrului legal actual, modificarea sau încetarea contractului individual de muncă încheiat cu un cetățean străin trebuie comunicată Inspectoratului General pentru Imigrări în termen de cinci zile lucrătoare.
OUG 32/2026 introduce și responsabilități suplimentare pentru anumite categorii de angajatori și agenții de plasare, inclusiv obligații legate de sprijinirea muncitorului în identificarea unui nou loc de muncă atunci când contractul încetează înainte de termen.
Varianta 3: contractul încetează, iar muncitorul pleacă din România
Atunci când raportul de muncă nu continuă și nu există un alt angajator, lucrătorul străin trebuie să își clarifice situația privind șederea.
Expirarea contractului nu înseamnă neapărat că persoana trebuie să plece chiar în aceeași zi. Totuși, nici nu îi permite să rămână în România pe termen nelimitat sau să lucreze fără un contract și fără documentele corespunzătoare.
Potrivit modificărilor introduse prin OUG 32/2026, în anumite situații, dreptul de ședere poate fi menținut pentru perioada în care persoana beneficiază de indemnizație de șomaj sau pentru cel mult 90 de zile de la înregistrarea încetării raportului de muncă, atunci când nu beneficiază de această indemnizație. Aplicarea concretă depinde de situația juridică a fiecărui lucrător.
Dacă persoana nu încheie un nou contract și nu obține un alt drept legal de ședere, aceasta trebuie să părăsească România înainte de expirarea perioadei în care poate rămâne legal.
OUG 32/2026 menționează explicit obligația lucrătorului străin de a părăsi teritoriul României și de a reveni în statul de origine sau într-un alt stat în care are drept de intrare atunci când dreptul său de ședere în scop de muncă a expirat.
Ce obligații are angajatorul la încetarea contractului
Responsabilitatea angajatorului nu se termină în momentul în care salariatul străin predă echipamentul și părăsește locul de muncă.
Compania trebuie să se asigure că încetarea este operată corect și că notificările obligatorii sunt transmise în termen.
În funcție de situație, angajatorul trebuie să urmărească:
- întocmirea documentelor de încetare a contractului;
- înregistrarea încetării în REGES-ONLINE;
- comunicarea încetării către Inspectoratul General pentru Imigrări;
- informarea agenției de plasare, atunci când colaborarea s-a realizat printr-o astfel de agenție;
- clarificarea situației cazării oferite de companie;
- recuperarea bunurilor aparținând angajatorului;
- păstrarea documentelor privind angajarea și șederea lucrătorului.
OUG 32/2026 prevede că angajatorii vizați de noile reguli trebuie să păstreze anumite documente justificative, inclusiv copii ale documentelor de ședere, pentru o perioadă de minimum cinci ani de la încetarea raportului de muncă.
Termenele trebuie tratate cu atenție. Notificarea transmisă prea târziu poate genera probleme la un eventual control și poate afecta situația administrativă a fostului angajat.
Ce aduce nou OUG 32/2026
OUG 32/2026 urmărește să creeze un sistem mai clar și mai ușor de verificat pentru recrutarea, angajarea și plasarea cetățenilor străini pe piața muncii din România.
Printre direcțiile importante se numără:
- autorizarea și monitorizarea actorilor implicați în recrutare;
- o mai bună trasabilitate a procesului de angajare;
- digitalizarea unor proceduri;
- obligații suplimentare de informare și raportare;
- măsuri pentru prevenirea exploatării lucrătorilor străini;
- responsabilități mai clare atunci când un contract încetează înainte de termen.
Pentru angajatori, schimbarea principală de abordare este trecerea de la gestionarea punctuală a unor documente la urmărirea întregului parcurs al lucrătorului străin.
Nu mai este suficient ca actele să fie corecte doar în ziua angajării. Compania trebuie să poată demonstra că a urmărit legalitatea raportului de muncă, condițiile de angajare, valabilitatea documentelor și obligațiile de notificare pe toată durata colaborării.
Cu cât timp înainte trebuie începută procedura
Nu există un singur termen potrivit pentru toate situațiile, deoarece contractul, pașaportul și permisul de ședere pot avea date diferite de expirare.
O regulă internă utilă pentru angajatori este următoarea:
Cu 90 de zile înainte
Departamentul de resurse umane verifică toate datele de expirare și discută cu managerul direct despre continuarea colaborării.
Cu 60 de zile înainte
Se ia decizia privind prelungirea contractului, schimbarea funcției, modificarea salariului sau încetarea colaborării.
Cu cel puțin 30 de zile înainte
Se pregătesc și se depun documentele necesare pentru prelungirea dreptului de ședere, dacă situația o impune.
La încetarea contractului
Se operează încetarea în evidențele obligatorii și se transmit notificările către instituțiile competente în termenul legal.
Un calendar intern de acest tip reduce riscul ca documentele să expire fără ca angajatorul să observe.
Greșeli frecvente făcute de angajatori
Decizia este luată prea târziu
Compania discută despre prelungire cu doar câteva zile înainte de expirarea contractului. În acest moment, timpul necesar pregătirii documentelor poate fi insuficient.
Se urmărește doar contractul
Permisul de ședere și pașaportul pot avea alte date de expirare. Toate documentele trebuie verificate separat.
Angajatul începe să lucreze imediat pentru altă companie
Schimbarea angajatorului presupune o procedură legală. Prezența muncitorului în România și existența unui permis anterior nu sunt suficiente.
Încetarea nu este comunicată către IGI
Încetarea contractului trebuie notificată în termenul prevăzut de lege. Obligația nu dispare dacă salariatul a demisionat sau a plecat fără să anunțe.
Responsabilitatea este transferată integral muncitorului
Angajatul are propriile obligații, dar și compania trebuie să îndeplinească formalitățile care îi revin. O înțelegere verbală nu înlocuiește documentele și notificările oficiale.
Checklist pentru angajator
Înainte de expirarea contractului unui muncitor străin, verifică următoarele:
- Contractul va fi prelungit sau va înceta?
- Care este data expirării permisului de ședere?
- Pașaportul este încă valabil?
- Funcția și salariul vor rămâne neschimbate?
- Este necesară actualizarea documentelor de muncă sau de ședere?
- Angajatul dorește să rămână în România?
- Există un nou angajator?
- Cine pregătește și depune documentele?
- Cine transmite notificarea către IGI?
- Situația cazării a fost clarificată?
- Documentele au fost arhivate conform obligațiilor legale?
Concluzie
Expirarea contractului unui muncitor străin nu este o simplă formalitate administrativă. Este momentul în care angajatorul trebuie să decidă dacă prelungește colaborarea, sprijină o tranziție către un alt loc de muncă sau organizează corect încheierea raportului de muncă.
Cea mai bună soluție este planificarea din timp.
Atunci când datele documentelor sunt urmărite într-un sistem intern, decizia este luată cu câteva luni înainte, iar notificările sunt transmise corect, compania poate evita întreruperile de activitate, sancțiunile și situațiile neclare pentru angajat.
Echipa eJobServices poate sprijini angajatorii pe parcursul procesului de recrutare și integrare a muncitorilor străini, precum și în gestionarea etapelor administrative asociate angajării acestora.
Informațiile prezentate în acest articol au caracter general și nu înlocuiesc consultanța juridică adaptată unei situații concrete. Procedurile aplicabile pot varia în funcție de tipul lucrătorului, documentele deținute și modul în care încetează raportul de muncă.
