Vine un moment în care contractul se apropie de final și trebuie luată o decizie. Rămâne muncitorul mai departe în firmă? Sau se încheie colaborarea și omul se întoarce acasă? Multe companii ajung să se întrebe asta cu doar câteva săptămâni înainte de termen, când de fapt răspunsul corect e să te gândești la el cu luni bune în avans.
Motivul e simplu: în România, expirarea contractului unui muncitor străin nu e un eveniment izolat. Se leagă direct de dreptul lui de ședere, de obligațiile tale ca angajator față de Inspectoratul General pentru Imigrări (IGI) și, din aprilie 2026, de regulile noi aduse de OUG 32/2026. Dacă termenele scapă, consecințele nu cad doar pe umerii lucrătorului. Cad și pe ai tăi.
Contractul de muncă și dreptul de ședere sunt două lucruri diferite
Prima confuzie pe care o fac mulți angajatori: cred că, odată semnat contractul individual de muncă (CIM), asta rezolvă tot. Nu e așa. Contractul de muncă e o relație contractuală obișnuită, guvernată de Codul muncii. Dreptul de ședere e cu totul altceva: un permis eliberat de autoritățile de imigrare, valabil pentru o perioadă determinată, de regulă un an, uneori mai puțin pentru lucrătorii sezonieri.
Cele două sunt legate strâns, dar nu se mișcă neapărat sincron. Poți avea un contract de muncă valabil și un permis de ședere aproape de expirare. Sau poți avea un permis valabil și un contract care se încheie mai devreme. Fiecare situație are propriul set de pași de urmat, iar confuzia dintre ele e cea mai frecventă sursă de probleme.
Dacă vrei să păstrezi muncitorul: reînnoirea
Dacă relația de muncă funcționează și ai nevoie de omul respectiv în continuare, soluția e prelungirea dreptului de ședere în scop de muncă. Aici legea e neobișnuit de strictă legat de termene.
Cererea de prelungire trebuie depusă cu cel puțin 30 de zile înainte de expirarea permisului curent. Nu cu o zi mai târziu. Dacă termenul e ratat, chiar și cu o singură zi, muncitorul intră automat în ședere ilegală, indiferent de intențiile bune ale niciunei părți.
Documentele de care ai nevoie, de regulă:
- cererea completată și semnată (acum se depune online, prin WorkinRomania.gov.ro)
- pașaportul original, valabil încă cel puțin 3 luni peste perioada pentru care ceri prelungirea
- contractul individual de muncă, activ, cu normă întreagă și înregistrat corect în REVISAL
- dovada spațiului de locuit (contract de închiriere înregistrat sau contract de comodat)
- certificat medical, dacă lucrătorul are peste 26 de ani
- dovada plății taxelor de ședere
Odată depusă, cererea se soluționează în termen de 30 de zile. Autoritățile pot prelungi acest termen cu încă 15 zile dacă sunt necesare verificări suplimentare. Practic, de la depunere până la răspuns poți aștepta și 45 de zile în cazurile mai complicate, motiv în plus să nu lași cererea pe ultima sută de metri.
Sfat practic: ține o evidență clară a datelor de expirare pentru fiecare lucrător străin din echipă și pornește procesul de reînnoire cu cel puțin 45-60 de zile înainte de termen, nu cu 30. Îți dă o marjă de siguranță pentru eventuale documente care lipsesc sau greșeli de completare.
Dacă relația se încheie: ce trebuie să faci ca angajator
Când contractul ajunge la final și nu se mai reînnoiește, fie pentru că așa a fost gândit de la început (cazul clasic al muncitorilor sezonieri), fie pentru că una dintre părți decide să nu continue, intervin câteva obligații clare.
Obligația lucrătorului: dacă dreptul lui de ședere în scop de muncă expiră, trebuie să părăsească teritoriul României și să se întoarcă în statul de origine sau într-un alt stat unde are drept de intrare. Asta e responsabilitatea lui directă, dar te privește și pe tine, pentru că un angajator care ține mai departe la muncă un străin fără drept valabil de ședere riscă sancțiuni serioase.
Obligațiile tale, ca angajator:
- notifici agenția de plasare și IGI în cel mult 5 zile lucrătoare de la încetarea contractului individual de muncă
- aceeași regulă de 5 zile se aplică și dacă lucrătorul lipsește nemotivat mai mult de 3 zile lucrătoare consecutive
- comunici către IGI orice modificare a contractului, nu doar încetarea lui
- pui la dispoziția autorităților, la cerere, documentele care dovedesc situația reală a angajării
OUG 32/2026 a mai introdus ceva nou: două situații în care contractul individual de muncă încetează automat, de drept, fără să mai fie nevoie de o decizie separată din partea ta ca declanșator. Prima e respingerea cererii unice depuse pentru lucrătorul respectiv. A doua e constatarea de către IGI a șederii lui ilegale. În ambele cazuri, primești o notificare prin platformă, iar tu ești cel care emite decizia de încetare a contractului pe baza acelei notificări.
Dacă lucrătorul vrea să plece la altă firmă
Aici trebuie făcută o distincție importantă, pentru că mulți angajatori nu o cunosc. Lucrătorul nu poate, din proprie inițiativă, să schimbe angajatorul în primele 6 luni de la începerea activității, cu o singură excepție: cazurile justificate în care tu, ca angajator, încalci grav clauzele contractuale sau condițiile de muncă stabilite.
După aceste 6 luni și până la împlinirea a 2 ani de la începerea activității pe teritoriul României, lucrătorul poate schimba angajatorul, dar exclusiv prin intermediul agenției de plasare care a fost parte în contractul de plasare inițial. Nu poate pur și simplu să plece la firma vecină pentru un salariu mai bun, iar asta oferă o stabilitate reală angajatorului care investește timp și bani în aducerea unui muncitor din Nepal sau din altă țară asiatică.
Dacă încetarea vine mai devreme decât era planificat
Uneori contractul nu ajunge nici măcar la termenul inițial. Se termină din inițiativa ta, prin acordul părților sau prin demisia lucrătorului, înainte ca permisul lui de muncă să expire oricum.
În situația asta, legea pune o responsabilitate suplimentară pe umerii agenției de plasare (sau ai tăi direct, dacă ai angajat fără intermediar): trebuie să încerci să găsești lucrătorului un alt loc de muncă, cu excepția cazului în care el refuză oferta. Concret, agenția are obligația să prezinte cel puțin două oferte alternative de angajare. Doar dacă lucrătorul le refuză pe amândouă, în mod nejustificat, responsabilitatea agenției pentru biletul de întoarcere dispare.
E o prevedere gândită să protejeze lucrătorul de situații în care rămâne blocat în România fără venit și fără soluție, dar și angajatorii și agențiile serioase de riscul de a plăti la nesfârșit pentru cazuri în care omul pur și simplu nu vrea să mai lucreze.
Muncitorii sezonieri: un avantaj pentru cei care pleacă la timp
Pentru companiile din HoReCa sau din alte domenii cu activitate sezonieră, există un detaliu util de știut. Dacă vrei să reangajezi, sezonul următor, un muncitor care a mai lucrat la tine cel puțin o dată în ultimii 5 ani, procesul se simplifică semnificativ: nu mai trebuie să depui din nou toate documentele care dovedesc îndeplinirea condițiilor speciale de angajare sezonieră.
Condiția e simplă, dar strictă: lucrătorul trebuie să fi respectat obligația de a părăsi România la încetarea contractului anterior. Practic, dacă a plecat la timp când i s-a terminat sezonul trecut, revenirea lui în sezonul următor e mult mai rapidă din punct de vedere administrativ. Dacă nu a plecat la timp, pierzi acest avantaj și tratezi angajarea ca pe una complet nouă, cu tot dosarul de la zero.
E un motiv în plus să comunici clar termenele către muncitorii sezonieri și să te asiguri, la finalul fiecărui sezon, că plecarea se face conform planului.
Cine plătește dacă lucrurile nu merg conform planului
Agențiile de plasare autorizate și, în anumite cazuri, angajatorii autorizați direct constituie o garanție financiară obligatorie. Ea acoperă, printre altele, costurile de întoarcere în țara de origine pentru lucrătorii al căror drept de ședere încetează, este anulat sau revocat, precum și costurile de cazare, masă sau sprijin pentru lucrătorii aflați în situații de vulnerabilitate.
Pentru tine, ca angajator care lucrează cu o agenție serioasă, asta înseamnă un strat suplimentar de protecție: dacă un lucrător ajunge într-o situație în care trebuie repatriat, costul nu cade automat, în întregime, pe firma ta.
O excepție utilă pentru 2026
Dacă ai în echipă un lucrător al cărui drept de ședere pentru muncă a expirat deja, dar pentru care nu a fost dispusă o măsură de returnare, există o portiță deschisă până la 31 decembrie 2026. Poate cere prelungirea dreptului de ședere temporară în scop de muncă fără să mai fie nevoie de o viză nouă de lungă ședere. E o prevedere tranzitorie, gândită special pentru trecerea de la vechiul sistem la cel nou construit în jurul platformei WorkinRomania.gov.ro, așa că merită verificată dacă te regăsești în situația asta.
Ce se întâmplă dacă nu faci nimic
Dacă termenul de 30 de zile pentru reînnoire trece neobservat și nimeni nu depune nimic, lucrătorul intră automat în ședere ilegală. Din acel moment, statutul lui se schimbă indiferent de intenții. Pentru tine, ca angajator care continuă să-l țină la muncă în această situație, riscurile sunt mari: amenzile pentru nerespectarea obligațiilor din OUG 32/2026 pornesc de la 5.000 de lei și pot ajunge la 30.000 de lei, aplicate de multe ori per lucrător, nu per control.
Practic, cea mai costisitoare decizie e să nu iei nicio decizie la timp.
Un mic ghid, ca să nu-ți scape nimic
- Ține o listă cu toate datele de expirare a permiselor de ședere din echipă, actualizată permanent.
- Pornește procesul de reînnoire cu 45-60 de zile înainte, nu cu 30.
- Dacă un contract se încheie mai devreme, discută din timp cu agenția despre opțiunile de realocare a lucrătorului.
- Pentru sezonieri, confirmă explicit, în scris, obligația de a părăsi România la finalul sezonului și verifică efectiv că a plecat.
- Notifică IGI și agenția de plasare în cele 5 zile lucrătoare prevăzute de lege, de fiecare dată când apare o schimbare relevantă.
Cum te putem ajuta
Urmărim aceste termene pentru fiecare muncitor pe care îl plasăm, de la Nepal până în firma ta din România. Știm exact când se apropie o dată de expirare, ce documente trebuie pregătite din timp și cum arată, concret, procesul de reînnoire sau, dacă e cazul, de înlocuire a unui lucrător.
Dacă ai deja muncitori străini în echipă și vrei să te asiguri că nu-ți scapă niciun termen, scrie-ne. Facem împreună un calendar clar pentru fiecare contract, ca să nu afli despre o expirare abia când e prea târziu.
